Losse vergaderlocaties huren steeds populairder

Ondernemers kiezen steeds vaker voor het huren van een losse vergaderlocatie in Utrecht of bijvoorbeeld Amsterdam, als alternatief voor het aanhouden van een groot kantoorpand. Het past bij het feit dat Nederlandse werkenden steeds vaker vanuit huis werken; overleggen vinden voornamelijk digitaal plaats. Voor overleggen waarbij dit minder praktisch is, zoals een brainstormsessie of een belangrijke meeting van het MT, kan het huren van een losse ruimte een interessante optie zijn. Het leidt ertoe dat de capaciteit van een kantoorpand sterk kan worden teruggedrongen, waarmee de kosten voor organisaties dalen. Een kantoorpand huren is niet goedkoop; zeker niet, wanneer het kantoor een groot deel van de week voornamelijk leeg staat. Er zijn verschillende organisaties die fraaie vergaderlocaties aanbieden rond Utrecht.

Unieke vergaderlocaties voor speciale meetings 

In de basis heeft men de keuze uit twee soorten vergaderlocaties; het klassieke verzamelpand met een groot aantal losse vergaderzalen en een centraal restaurant, of één van de unieke vergaderlocaties in monumentale panden rond Utrecht. Die laatste categorie vergaderzalen is voornamelijk interessant bij de speciale meetings. Denk aan een overleg met een belangrijke leverancier, waarbij de samenwerking de afgelopen tijd vastgelopen is. In een unieke vergaderzaal slaag je erin de samenwerking weer vlot te trekken. Andersom kan een unieke vergaderzaal interessant zijn, wanneer je samen met andere afdelingen of bijvoorbeeld leveranciers wat te vieren hebt. Geniet van een uitgebreide lunch, alvorens gesproken wordt over de plannen richting de toekomst. Door een vergaderzaal in een monumentaal pand te huren, spreek je jouw waardering uit richting de klant of leverancier.

Goed om af en toe buiten je vertrouwde omgeving te kijken 

Niet alleen voor overleggen met externe partijen is het interessant om op z’n tijd buiten je eigen kantoorpand te vergaderen. Ook voor interne overleggen kan dit een uitkomst zijn. Denk aan de eerder aangehaalde brainstormsessie, waarbij de creativiteit van collega’s geprikkeld moet worden. Alleen dan haal je er het maximale uit! Dit doe je door voor een unieke locatie als een monumentaal pand te kiezen, wat collega’s inspireert en mogelijk nieuwe inzichten geeft. Daarbij zal men vaak vrijer en energieker zijn, wanneer buiten de vaste en vertrouwde omgeving vergaderd wordt. Het maakt dat de uitkomst van zo’n sessie veel meer waarde levert, dan wanneer men voor een vergaderzaal binnen het eigen pand zou hebben gekozen. De combinatie met een informele lunch maakt dat je collega’s op een andere manier leert kennen tijdens zo’n dag.

Vergaderlocaties online te boeken

Het boeken van zo’n unieke vergaderzaal is door de jaren heen steeds eenvoudiger geworden. Er zijn verschillende online partijen waar je een vrijblijvende offerte aan kunt vragen, om de vergaderzaal op korte termijn te reserveren. De kosten ervan zijn vaak afhankelijk van het gekozen arrangement.