Fouten bij gemeentelijke aanbestedingen

2 juli 2020 om 10:43

College van b. en w. neemt interne maatregelen

Jannes Bijlsma

BARNEVELD De gemeente Barneveld is in 2019 in de fout gegaan bij elf aanbestedingstrajecten, met een totale waarde van 1,7 miljoen euro. De projecten hadden Europees aanbesteed moeten worden, gezien de hoge bedragen die ermee waren gemoeid. De gemeente koos er in enkele gevallen echter voor om deze onderhands te gunnen, waardoor ze door accountant Baker Tilly als 'niet rechtmatig' zijn bestempeld. Baker Tilly vindt de jaarrekening wel voldoende 'getrouw'.

Het gebeurde verschillende keren dat de gemeente Barneveld, gedurende een project, de opdracht uitbreidde of verlengde. De klus werd dan onderhands aanbesteed, waarbij slechts één of enkele partijen werd gevraagd een offerte in te dienen. Hierdoor werd echter het minimum bedrag overschreden waarboven Europees (en openbaar) moet worden aanbesteed. ,,De inkopen zijn op verschillende momenten in de tijd uitgevoerd", schrijft Baker Tilly, ,,waardoor het voor de gemeente lastig is om in te schatten wat de opdrachtwaarde van deze trajecten zal zijn. Wij hebben dit bedrag (1,7 miljoen) als rechtmatigheidsfout aangemerkt."

Het college van b. en w. herkent zich in de bevindingen van Baker Tilly, zo schrijft het in een formele reactie hierop. ,,In een aantal gevallen zijn, zoals de accountant constateert, de oorzaken bekend van het al dan niet bewust afwijken van de inkoop- en aanbestedingsregels." Als een van de voorbeelden waarin het fout ging, benoemt het college de gunning van de verwerking van het groenafval. ,,Hierbij is er een repeterende opdracht aan hetzelfde bedrijf verstrekt, waarbij de EU-aanbestedingsgrens uit het oog is verloren."

Ook ging de gemeente de mist in bij de inhuur van de projectleider voor de aanleg van de Harselaartunnel, die in 2019 na een klus van ruim twee jaar werd opgeleverd. Deze opdracht is meerdere malen en soms ook stilzwijgend verlengd. ,,Het project was technisch, juridisch en organisatorisch zeer complex", zo schrijft het college. ,,Met name de relatie met ProRail als formele opdrachtgever voor het 'spoorse deel' van dit project stelde bijzondere eisen aan de vaardigheden van de projectleider. Het periodiek heroverwegen van diens inzet via een nieuwe aanbesteding was vanuit het perspectief van het project ongewenst. Het lag dus volkomen voor de hand om de inzet van de projectleider te continueren." In andere gevallen zijn inhuuropdrachten op een juiste manier onderhands aanbesteed, aldus het college, maar is onvoldoende gecontroleerd of er niet te veel aanbestedingen bij één en dezelfde leverancier werden gedaan. Behalve de twee genoemde voorbeelden, werden de regels niet nageleefd bij de gunning voor de inhuur van externe medewerkers voor jeugdhulp en re-integratie, juristen, IT, een archeoloog, onderhoud van gebouwen, medewerkers die bestemmingsplannen opstellen, de inzameling van bedrijfsafval en de inkoop van brandstof.

VOLGENS DE REGELS De accountant adviseert de gemeente Barneveld om proactiever in de gaten te houden of aanbestedingen volgens de EU-regels plaatsvinden. De gemeente regelde haar aanbestedingen via de afzonderlijke gemeentelijke afdelingen. Zij zijn niet verplicht advies in te winnen bij de inkoopadviseur rond een aanbestedingstraject. Dat gaat per 1 juli veranderen, aldus het college. Er is een 'centraal inhuurportal' opgetuigd, waarlangs de start, registratie en beëindiging van alle inhuur binnen de gemeentelijke organisatie verloopt. Tevens sluit Barneveld aan op het Digitaal Aankoopsysteem (DAS). Dat is een digitale omgeving voor de gangbare aankoop van diensten, werken en leveringen.

Baker Tilly kwalificeert de financiële positie van de gemeente Barneveld als 'redelijk'. De netto schuldquote is toegenomen, maar daar tegenover staan een stijging van het eigen vermogen en een sterke daling van de langlopende schulden als gevolg van aflossingen op de leningen. Voor het boekjaar 2020 zorgt de coronacrisis voor 'een belangrijke onzekerheid op de financiële positie van de gemeente', aldus de accountant.